Informationen zum Thema Empfehlungsschreiben

1. Was ist ein Empfehlungsschreiben?

2. Welche Vorteile bieten Empfehlungsschreiben?

3. Wer kann ein Empfehlungsschreiben ausstellen?

4. Welche Inhalte hat ein Empfehlungsschreiben?

5. Welche Form hat ein Empfehlungsschreiben?

6. Gibt es "negative" Empfehlungsschreiben?



1. Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Im beruflichen Bereich handelt es sich um eine freiwillig ausgestellte schrift­liche Empfehlung, durch die der Aussteller die Karriere bzw. eine bestimmte Bewerbung des Empfohlenen unterstützen will. Empfehlungsschreiben kön­nen aber auch für jemanden ausgestellt werden, der sich um die Aufnahme an einer Business School, um eine Mietwohnung oder um die Mitgliedschaft in einem Golfclub bewirbt. Das Empfehlungsschreiben war bereits in der An­tike ein bedeutendes Kommunikationsinstrument und wurde bis zur Erfin­dung der elektrischen Telekommunikation insbesondere von Reisenden ge­nutzt, um in der Ferne Unterkunft und Unterstützung zu erhalten oder um von Freunden oder Geschäftspartnern des Ausstellers Geld ausgezahlt zu bekommen. Eine bedeutende Rolle spielen Empfehlungsschreiben seit jeher im akademischen Bereich.

In einem Empfehlungsschreiben, welches Bewerbungsunterlagen beigelegt wird, schildert der Aussteller des Schreibens in der Regel kurz seine Bezie­hung zum Bewerber, bewertet bzw. lobt dessen Arbeit und Persönlichkeit und spricht eine Empfehlung aus. Das Empfehlungsschreiben sollte nach Möglichkeit von einer wohlwollenden oder gar freundschaftlichen Haltung geprägt sein und dem Leser vermitteln, dass ein Vertrauensverhältnis zwi­schen Aussteller und Bewerber besteht. Manche Empfehlungsschreiben for­dern den Leser dazu auf, sich bei weiterem Informationsbedarf an den Aus­steller zu wenden, und nennen dessen Kontaktdaten. Sie dienen als Vorbe­reitung der Kontaktaufnahme zwischen einem potenziellen neuen Arbeit­geber und einem früheren Arbeitgeber des Bewerbers.

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2. Welche Vorteile bieten Empfehlungsschreiben?

Dass sich anerkannte Persönlichkeiten mit einem Empfehlungsschreiben freiwillig für einen Bewerber einsetzt und für diesen ihren guten Ruf "in die Waagschale" legen, schafft Vertrauen und zeugt von der sozialen Kompe­tenz und der guten Vernetzung eines Bewerbers.

Falls die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses rechtlich nicht möglich ist (z.B. im Falle eines selbständigen Beraters oder eines Geschäftsführers, der zu­gleich Mehrheitsgesellschafter des von ihm geführten Unternehmens war) oder falls nur ein nichtssagendes Textbaustein-Zeugnis ausgestellt wurde, kann ein Empfehlungsschreiben die Arbeitserfolge, fachlichen Qualifikatio­nen und sozialen Kompetenzen eines Bewerbers belegen.

In einer überzeugenden Darstellung der früheren Leistungen eines Bewer­bers im Empfehlungsschreiben kann ein potenzieller Arbeitgeber bzw. Auf­traggeber sein eigenes Problem wiedererkennen und den Bewerber bitten, dieses ebenfalls zu lösen.

Ein Empfehlungsschreiben stellt eine gute Vorbereitung für ein Gespräch zwischen einem potenziellen Arbeitgeber und einem früheren Arbeitgeber oder Auftraggeber dar, da es Themen des Gesprächs bereits definiert.

Da Empfehlungsschreiben freiwillig ausgestellt werden und damit ein relativ gutes Verhältnis zwischen Aussteller und Bewerber voraussetzen, können Arbeitnehmer auf den Inhalt eines Empfehlungsschreibens in der Regel eher Einfluss nehmen als auf den Inhalt eines Arbeitszeugnisses.

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3. Wer kann ein Empfehlungsschreiben ausstellen?

Im Prinzip kann jeder ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Allerdings ist die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens für berufliche Zwecke durch Freunde oder Verwandte in der Regel nicht sinnvoll und evtl. sogar schäd­lich, sofern es sich nicht um besonders renommierte Persönlichkeiten han­delt.

Wer als Aussteller in Frage kommt, hängt von der Situation und dem Beruf des Bewerbers ab. Für Schüler oder Studenten können Lehrer bzw. Profes­soren Empfehlungsschreiben erstellen, für Freiberufler können dies Kunden oder Projektpartner tun, für Geschäftsführer oder Vorstände können die Gesellschafter des Unternehmens oder bekannte Persönlichkeiten aus der Branche Empfehlungsschreiben ausstellen.

Der Aussteller sollte folgende Anforderungen erfüllen:

A. Er sollte möglichst eng und über einen längeren Zeitraum mit dem Be­werber zusammengearbeitet haben und diesen so gut kennen, dass er sich z.B. bei einer telefonischen Rückfrage auch nach Monaten noch an die­sen erinnert und die Angaben im Empfehlungsschreiben bestätigen kann.

B. Er sollte im Kompetenzbereich des Bewerbers möglichst über mehr Wis­sen bzw. Erfahrung verfügen, so dass er Leistungen und Potenzial des Be­werbers glaubwürdig beurteilen kann.

C. Er sollte aufgrund seiner beruflichen bzw. gesellschaftlichen Stellung vertrauenswürdig und vom Bewerber unabhängig sein.

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4. Welche Inhalte hat ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben enthält in der Regel folgende Angaben:

A. Überschrift: Referenz, Empfehlung, Referenzschreiben oder Empfeh­lungsschreiben
B. Voller Name des Bewerbers
C. Grund für die Ausstellung des Empfehlungsschreiben
D. Zeitraum, in welchem der Aussteller den Bewerber beobachtet bzw. mit diesem zusammen gearbeitet hat
E. Art der Zusammenarbeit bzw. Abhängigskeitsverhältnis des Bewerbers vom Aussteller
F. Wesentlichen Aufgaben bzw. Tätigkeitsbereiche sowie Einbindung des Bewerbers in die Organisation
G. Fähigkeiten und Kenntnisse des Bewerbers bezogen auf sein Aufga­ben­gebiet
H. Arbeitsresultate bzw. besonderen Erfolge des Bewerbers aus Sicht des Ausstellers
I. Typischer Charaktereigenschaften des Bewerbers
J. Evtl. Potenzialaussage: was traut der Aussteller dem Bewerber in Zukunft zu?
K. Eventuell eine Zufriedenheitsaussage, ähnlich wie im Arbeitszeugnis
L. Empfehlung und ggf. Aufforderung zur telefonischen Kontaktaufnahme sowie Telefonnummer des Ausstellers
M. Dank und ggf. Zukunftswünsche
N. Datum der Ausstellung
O. Unterschrift des Ausstellers und zusätzlich Angabe von dessen Name (und ggf. dessen Rang in der Organisation)

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5. Welche Form hat ein Empfehlungsschreiben?

Empfehlungsschreiben sind im deutschsprachigen Raum tendenziell kürzer als Arbeitszeugnisse und werden häufig auf einer A4-Seite ausgestellt, bei längerem Tätigkeitszeitraum oder komplexerem Tätigkeitsprofil auch auf zwei A4-Seiten. Das Schreiben sollte gemäß den Gepflogenheiten im schrift­lichen Geschäftsverkehr fehlerfrei erstellt und ordentlich formatiert werden und nicht durch eine ungewöhnliche Gestaltung vom Inhalt ablenken. Name und Anschrift des Ausstellers, ggf. auch die Telefonnummer, sollten ange­ge­ben sein, nach Möglichkeit im Briefkopf. Wird das Schreiben im Auftrag ei­nes Unternehmens von einem Vertreter des Unternehmens ausgestellt, soll­te es auf dem Geschäftspapier erstellt werden. Das Schreiben wird datiert und unterzeichnet.

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6. Gibt es "negative" Empfehlungsschreiben?

Es ist möglich, dass Unternehmen bei vorherigen Arbeitgebern eines Bewer­bers Auskünfte einholen und in mündlicher oder schriftlicher Form vor der Einstellung des Bewerbers gewarnt werden. In Deutschland sind solche Aus­künfte möglich, wobei laut BAG gilt: "[...] der Arbeitgeber muss sich über die Person des Bewerbers unterrichten können. In einem solchen Fall sind die Interessen des Arbeit­ge­bers an der notwendigen Information und die Grenzen des Schutzbereiches des Bewerbers gegeneinander abzuwägen, und es ist zu ermitteln, ob das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Bewer­bers den Vorrang verdient." (BAG, 06.06.1984, BB 1984, S. 2130.)

Empfehlungsschreiben, die einem Arbeit- oder Auftragnehmer auf dessen Wunsch hin ausgestellt werden, um ihn bei Bewerbungen zu unterstützen, oder die auf Wunsch des Arbeit- oder Auftragnehmern vom vormaligen Arbeit- oder Auftraggeber direkt an potenzielle neue Arbeit- oder Auftrag­geber gesendet werden, enthalten jedoch in der Regel keine Kritik oder nur wohlwollende Kritik hinsichtlich unwichtiger Bereiche, in denen der Bewerber noch Entwicklungspotenzial hat. Insbesondere im akademischen Bereich und in Empfehlungsschreiben von Berufseinsteigern kann eine Verbindung von Lob der Leistungen in Kernbereichen mit Hinweisen auf Entwicklungs­potenzial in weniger wichtigen Bereichen dazu beitragen, dass das Empfeh­lungsschreiben einen besonders glaubwürdigen Eindruck der Person ver­mit­telt, nach dem Motto "Nobody is perfect". Wird ein Empfehlungsschreiben von einem Unternehmen ausgestellt und wie ein Arbeitszeugnis formuliert, sollte es jedoch möglichst keine Kritik enthalten, da direkte Kritik in Zeug­nissen sehr selten ist und eine kritische Aussage in einem solchen Empfeh­lungsschreiben Leser abschrecken könnte.

Grundsätzlich sollten in einem Empfehlungsschreiben die Stärken des Be­wer­bers betont werden, zu seinen Schwächen kann er im Gespräch mit potenziellen Arbeit- bzw. Auftraggebern selbst Stellung nehmen. Die Aus­stellung eines Empfehlungsschreiben für eine Person, von deren Leistung und persönlicher Integrität man nicht abolut überzeugt ist, sollte man eher ablehnen als dieser Person eine zurückhaltende Empfehlung auszustellen.

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