7 Tipps für Arbeitgeber

In Arbeitszeugnissen müssen wahr­heitsgemäße, klar und unzweideutig formulierte und zugleich von Wohl­wol­len getragene Beurteilungen ab­gegeben werden: Eine Aufgabe, die insbesondere im Fall kritisch zu be­urteilender Mitarbeiters sprachlich kaum zu lösen ist. Wie Sie dieser Herausforderung am besten begeg­nen, lesen Sie hier.

Tipp 1: Regelmäßige Beurteilungen erstellen

Regelmäßige schriftliche Beurteilungen durch den Vorgesetzten (z.B. jährli­che Feedback-Bögen inklusive Selbsteinschätzung des Arbeitnehmers) sind eine gute Grundlage für die Zeugniserstellung. Bei Vorgesetztenwechseln ist zudem die Ausstellung von Zwischenzeugnissen empfehlenswert, damit die Beurteilung des ausscheidenden Vorgesetzten bei der späteren Gesamtbe­urteilung berücksichtigt werden kann. Durch eine solche Vorbereitung las­sen sich Streitigkeiten über das in der Vergangenheit Geleistete ebenso wie ein aufwändiges Suchen nach Informationen vermeiden.

Tipp 2: Mitarbeiter in die Arbeitszeugnis-Erstellung einbeziehen

Wenn der Vorgesetzte zunächst eine Beurteilung erstellt, auf deren Grund­lage die HR-Abteilung das Zeugnis formuliert, sollte der Vorgesetzte bereits diese Beurteilung mit dem Arbeitnehmer besprechen. Zudem kann der Ar­beitnehmer zunächst um Vorschläge zur Darstellung seiner Aufgaben und Arbeitserfolge gebeten werden. Es empfiehlt sich außerdem, das fertige Ar­beitszeugnis dem Arbeitnehmer zur Ansicht zu geben und ggf. mit ihm zu besprechen, bevor das endgültige Dokument ausgedruckt und unterzeichnet wird. Dabei sollte der Vorgesetzte bzw. der zuständige HR-Mitarbeiter die im Zeugnis gemachten Aussagen klar und offen erläutern und begründen kön­nen. Der Prozess der Zeugniserstellung (Beurteilungsbögen, E-Mail-Verkehr, Gesprächsnotizen) sollte in der Personalakte dokumentiert werden.

Tipp 3: Das Zeugnis aussagekräftig und individuell formulieren

Die beurteilenden Aussagen sind nach Möglichkeit auf die Anforderungen der individuellen Stelle zu beziehen, damit erkennbar wird, wie der Arbeit­nehmer die stellenspezifischen Anforderungen erfüllt hat. Falls Textbaustei­ne oder Zeugnissoftware verwendet werden, so empfiehlt sich eine individu­elle Anpassung und Ergänzung des Texts. In Arbeitszeugnissen von Arbeit­nehmern mit viel Verantwortung bzw. Gestaltungsspielraum sollte erkenn­bar sein, welche Beiträge sie zur Wertschöpfung des Betriebs geleistet ha­ben.

Tipp 4: Auf die Vollständigkeit des Zeugnisses achten

Arbeitsgerichte haben in den letzten Jahren mehrfach Arbeitgeber dazu ver­urteilt, unvollständige Zeugnisse zu ergänzen. Für die Vollständigkeit rele­vant ist, welche Informationen und Zeugnis-Aussagen der Leser aufgrund der Stellenanforderungen des beurteilten Arbeitnehmers und aufgrund der Tradition der Zeugnisschreibung erwartet. Zum Beispiel sollte ein Hinweis auf Belastbarkeit im Zeugnis eines Journalisten nicht fehlen, wenn dessen Tätigkeit mit hoher Belastung verbunden war. Ebenso sollte der abschlie­ßende Absatz mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen in einem über­durchschnittlich guten Zeugnis nicht fehlen, da er hier vom kundigen Leser erwartet wird.

Tipp 5: Die verkehrsübliche Zeugnissprache beachten

Auch wenn Arbeitgeber laut Bundesarbeitsgericht Zeugnisse im Prinzip frei formulieren können, ist die Berücksichtigung der verkehrsüblichen Zeugnis­sprache und ihrer Notenabstufungen sehr zu empfehlen. Die Formulierungs­freiheit endet nämlich dann, wenn (unwissentlich) übliche Formulierungen der Zeugnissprache falsch verwendet werden. In der Praxis sollten in sehr guten und guten Zeugnissen zumindest die Kernaussagen gemäß den Stan­dards der Zeugnisschreibung sprachlich aufgewertet und dadurch sozusagen "markiert" werden. Die ergänzende Verwendung der traditionellen Zufrie­den­heitsformel ist zu empfehlen, auch wenn es sich um eine altmodische Floskel handelt.

Tipp 6: Vorsicht bei kritischen Beurteilungen

In der Praxis werden kritische Beurteilungen zumeist dadurch zum Ausdruck gebracht, dass sie knapp, zurückhaltend und ohne aufwertende sprachliche Elemente formuliert werden. Als Orientierung können Textbausteine aus se­riösen Fachbüchern (am besten Weuster/Scheer) dienen, welche mit der Note 3 gleichgesetzt werden. Der Durchschnitt (Note 3) gilt in der Praxis be­reits als Kritik! Bei unterdurchschnittlichen Beurteilungen bzw. offener Kritik ist der Arbeitgeber beweispflichtig. "Geheimcodes", die Kritik in verdeckter Form zum Ausdruck bringen, sind laut Gewerbeordnung verboten. Eine sinn­volle Methode der konstruktiven Kritik ist die vom schweizerischen Autor Peter Häusermann propagierte "Brückentechnik": durch Verbindung von Lob mit Kritik/Entwicklungspotenzial soll eine wahrheitsgemäße und zugleich wohlwollende Beurteilung möglich sein. Diese Technik ist in Deutschland aber leider noch wenig bekannt und verbreitet, eine entsprechende Beur­tei­lung sollte also mit dem beurteilten Arbeitnehmer abgestimmt sein.

Tipp 7: Potenzial des Arbeitszeugnisses nutzen

Das Arbeitszeugnis ist letztendlich ein Mittel, welches dazu beitragen soll, dass die am besten zusammenpassenden Unternehmen und Arbeitnehmer zusammenfinden. Diese für die Wirtschaft wichtige Funktion kann es nur er­füllen, wenn es aussagekräftig ist. "0815"-Zeugnisse schaden letztendlich auch Unternehmen, die aufgrund des Fehlens aussagekräftiger Informatio­nen bei der Arbeitnehmerauswahl größeren Aufwand betreiben müssen. Ein fachgerecht ausgestelltes, individuelles Arbeitszeugnis hingegen nutzt nicht nur dem Arbeitnehmer bei der Stellensuche, sondern auch Unternehmen bei der Arbeitnehmerauswahl. Außerdem ist zu beachten, dass ein Arbeitszeug­nis oft durch viele Hände geht und als eine Art Visitenkarte des ausstellen­den Unternehmens Hinweise auf dessen Unternehmenskultur gibt.